Wyobraź sobie, że wystawiasz fakturę na 23 tysiące złotych, ale przez zwykłą pomyłkę wpisujesz 23 miliony złotych. Brzmi jak scenariusz niemożliwy? Niestety nie. Taki przypadek wydarzył się w praktyce i pokazuje, jak dotkliwe mogą być konsekwencje błędów po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF.
Jeden błąd, ogromne konsekwencje
Pod koniec czerwca przedsiębiorca wystawił fakturę w KSeF. W wyniku przesunięcia przecinka na fakturze znalazła się kwota 23 mln zł netto zamiast 23 tys. zł. Błąd został zauważony dopiero w lipcu, podczas księgowania dokumentów.
Na gruncie podatku dochodowego sytuacja nie jest szczególnie problematyczna – mamy do czynienia z oczywistą omyłką, którą można skorygować wstecz.
Znacznie większy problem pojawia się jednak w podatku VAT.
Korekta VAT nie działa wstecz
Przepisy ustawy o VAT przewidują, że w przypadku faktur ustrukturyzowanych wystawionych w KSeF korekta zmniejszająca podstawę opodatkowania jest rozliczana na bieżąco, czyli w okresie, w którym została wystawiona faktura korygująca.
Oznacza to, że jeżeli błędna faktura została wystawiona w czerwcu, a korekta dopiero w lipcu, to:
- w rozliczeniu za czerwiec trzeba wykazać zawyżony podatek należny,
- dopiero w lipcu można ująć korektę zmniejszającą.
W praktyce przedsiębiorca przez pewien czas pozostaje z obowiązkiem zapłaty podatku wynikającego z błędnie zawyżonej faktury.
Sądy i Ministerstwo Finansów nie pozostawiają złudzeń
Można byłoby uznać, że skoro chodzi o oczywistą pomyłkę, przepisy powinny pozwalać na korektę wstecz. Niestety, zarówno orzecznictwo Naczelnego Sądu Administracyjnego, jak i objaśnienia Ministerstwa Finansów wskazują jednoznacznie, że takie rozwiązanie nie jest dopuszczalne.
Moment rozliczenia korekty zależy od chwili wystawienia faktury korygującej, a nie od momentu powstania obowiązku podatkowego czy charakteru popełnionego błędu.
Dlaczego nie można po prostu anulować faktury?
To pytanie pojawia się bardzo często.
W przypadku KSeF odpowiedź jest prosta – po nadaniu numeru i przesłaniu dokumentu do systemu faktura trafia do obrotu prawnego. Nie można jej już anulować.
Nie można również wystawić korekty „do zera”, ponieważ faktura dokumentuje rzeczywistą transakcję. Problem dotyczy wyłącznie błędnie wpisanej kwoty, a nie fikcyjnego zdarzenia gospodarczego.
Jeszcze przed wprowadzeniem KSeF podobne pomyłki bywały niekiedy usuwane w sposób nieformalny. Obecnie każda wystawiona faktura pozostawia trwały ślad w systemie i jest od razu widoczna dla organów podatkowych.
Odsetki mogą być bardzo wysokie
Najbardziej dotkliwą konsekwencją nie jest sama korekta, lecz odsetki.
Przedsiębiorca musi wykazać w deklaracji VAT za czerwiec podatek wynikający z omyłkowo zawyżonej faktury. Dopiero w kolejnym miesiącu może skorygować rozliczenie i wystąpić o zwrot nadpłaty.
Jeżeli podatek nie zostanie zapłacony, urząd skarbowy może naliczyć odsetki od zaległości. W przypadku faktury zawyżonej o kilkadziesiąt milionów złotych mogą one osiągnąć bardzo wysoką wartość.
Czy można uniknąć odsetek?
Możliwości są ograniczone.
Jednym z rozwiązań jest złożenie wniosku o ulgę w spłacie zobowiązań podatkowych, w tym o umorzenie odsetek. Trzeba jednak pamiętać, że jest to ulga uznaniowa – urząd skarbowy nie ma obowiązku jej przyznać.
Drugim rozwiązaniem jest zapłata zawyżonego podatku wynikającego z błędnej faktury, a następnie odzyskanie środków po rozliczeniu korekty. Pozwala to uniknąć odsetek, ale oznacza czasowe zamrożenie znacznych środków finansowych i pogorszenie płynności przedsiębiorstwa.
Jak ograniczyć ryzyko?
Opisany przypadek pokazuje, że w KSeF nawet drobna pomyłka może prowadzić do bardzo kosztownych konsekwencji. Dlatego warto wdrożyć kilka prostych zasad:
- stosować podwójną weryfikację faktur przed ich wysłaniem do KSeF,
- opracować wewnętrzne procedury dotyczące wystawiania i kontroli dokumentów,
- szczególnie dokładnie sprawdzać faktury wystawiane pod koniec miesiąca, gdy ewentualna korekta może trafić już do kolejnego okresu rozliczeniowego,
- szkolić pracowników, aby mieli świadomość skutków nawet pozornie drobnych błędów.
Podsumowanie
KSeF znacząco zwiększa bezpieczeństwo i transparentność obrotu gospodarczego, ale jednocześnie eliminuje możliwość szybkiego „naprawienia” wielu błędów, które wcześniej pozostawały praktycznie niewidoczne.
Przypadek faktury zawyżonej z 23 tysięcy do 23 milionów złotych pokazuje, że jeden źle wpisany przecinek może oznaczać konieczność wykazania wielomilionowego podatku, naliczenie odsetek oraz czasowe zamrożenie znacznych środków finansowych.
Dlatego w realiach KSeF dokładna weryfikacja faktur przed ich wysłaniem przestaje być dobrą praktyką – staje się koniecznością.